Wie du in Gesprächen Zeit sparst

Letztens sagte eine Klientin zu mir: „Ich habe so viel zu tun und so viele Gespräche zu führen. Ich brauche Ansätze, um in Gesprächen Zeit zu sparen.“ Sie wünschte sich Strategien der Gesprächsführung, wenn nicht viel Zeit ist - und genau darum geht’s in diesem Blogartikel. Kleiner Spoiler zu Beginn: Einfach schnell sprechen und während des Gesprächs aufs Tempo drücken bringen’s nicht!

Viele Gespräche führen nicht zum gewünschten Erfolg.

Vielleicht kennst du das ja auch: Die To-Do-Liste ist ewig, die Gespräche eng getaktet und viele Meetings, online und in Präsenz, führen nicht zu dem gewünschten Erfolg, trotz der investierten Zeit. Das alles sind frustrierende, stressvolle Faktoren: Gespräche zu führen sollte doch einfach sein und einen Mehrwert generieren, oder?

Doch viele Gespräche führen einfach nicht zum Punkt und fühlen sich mehr nach verplemperter, als nach sinnvoll gestalteter Zeit an. Sehr verständlich ist da der Wunsch, effektiver zu kommunizieren und Gespräche zeitsparender zu gestalten.

Zeit sparen im Gespräch: Ein Widerspruch in sich?

Erstmal wirken die beiden Aspekte ‚Zeit sparen‘ und ‚erfolgreich Gespräche führen‘ wie unvereinbare Widersprüche. Zeit-sparen-müssen klingt nach gehetzt-sein, nach einem schon vorhandenen Zeitdruck und nach dem Bedürfnis, aus einem knappen Gut das Meiste rauszuholen.

Viele gute Gespräche aber brauchen Zeit: Zeit zum Zuhören, zur Verständnis-Sicherung und um alle Argumente hinreichend zu beleuchten. Dieser Anspruch eines guten Gesprächs verträgt sich nicht mit schnell-schnell.

Strukturierte und bewusst geführte Gespräche sind effektiver.

Aber natürlich gibt es einige Schrauben, an denen du drehen kannst, um in Gesprächen Zeit zu sparen und um daran mitzuwirken, dass sie schneller zum Punkt kommen. Diese verschiedenen Zeitspar-Strategien für Gespräche wirken am Anfang vielleicht etwas kontraintuitiv, aber ich kann dir versichern: Sie wirken wirklich. Denn Gespräche gehen einfach leichter und werden als effektiver wahrgenommen, wenn sie besser strukturiert sind und wenn in ihnen deutlich und wertschätzend kommuniziert wird.

Eine wertschätzende Grundhaltung ist die Basis für produktive Gespräche.

Die ‚wertschätzende Grundhaltung‘ stelle ich den gleich folgenden Techniken, um im Gespräch Zeit zu sparen, voran. Denn durch eine wertschätzende Haltung deinen Gesprächspartner:innen gegenüber kannst du im Gespräch die gegenseitige Beziehung sichern, Widerstände verringern und die Verständigung und Lösungsfindung befördern.

Die wertschätzende Grundhaltung bedeutet, dass du die andere Person wirklich als Partner:in im Gespräch wahrnimmst und versuchst, die Beziehung positiv zu gestalten. Gespräche, die mit einer wertschätzenden Grundhaltung geführt werden, sind deutlich produktiver - und sparen dadurch Zeit.

4 Tipps, um im Gespräch Zeit zu sparen

Nun zu 4 verschiedenen Strategien, um durch kluge Gesprächsführung Zeit zu sparen. Jeder einzelne Tipp wird deinen Gesprächserfolg deutlich erhöhen - und miteinander eingesetzt sind diese Techniken ein unschlagbares Dream-Team, um wirklich zeiteffiziente Gespräche zu führen.

1.      Bereite dich gut vor.

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüsselaspekt, um das nachfolgende Gespräch wirklich effektiv zu gestalten und die Zeit bestmöglich zu nutzen. Es wirkt vielleicht wie ein ‚alter Hut‘, aber tatsächlich zeigt meine Erfahrung, dass viele Menschen, die Gespräche als wenig zielführend erleben, diesen Punkt überhaupt nicht im Blick haben oder ihm zu wenig Bedeutung beimessen.

Wenn du dich nicht vorbereitest, wirst du eben im Gespräch nach deinem Punkt suchen - und dadurch Zeit verlieren.

Oft kommt dann auch der Einwand: „Aber ich habe doch überhaupt nicht die Zeit, um mich auf Gespräche gut vorzubereiten.“ Doch ein zielführendes Gespräch fällt eben nicht vom Himmel: Es will vorbereitet werden.

Wenn du ein Gespräch nicht vorbereitest, dann wirst du eben im Gespräch rumeiern und nach Worten suchen und vielleicht am Ende frustriert rausgehen: Da ist es doch besser, sich vorher ‚im stillen Kämmerchen‘ ausreichend Gedanken dazu zu machen. Ausreichend Gedanken machen – das bedeutet, wirklich die Basis zu klären. Die Basisfragen zur Gesprächsvorbereitung sind:

Basisfragen für die erfolgreiche Gesprächsvorbereitung

1. Was ist (mein) Ziel des Gesprächs? Was soll (im besten Fall) beim Gespräch herauskommen?

2. Was sind mögliche abweichende Ziele der anderen Gesprächsteilnehmer:innen? Welche Positionen werden sie vertreten? Welche Einwände könnten sie haben?

3. Welche Argumente habe ich?
   Achte darauf, deine eigenen Argumente gut zu durchdenken und ggf. nützliche Zahlen, Daten, Fakten zur Hand zu haben.

 2.    Stell die richtigen Fragen im Gespräch.

Wenn du gut vorbereitet in ein Gespräch gehst, hast du schon mal beste Chancen, um es effektiv zu gestalten. Vor allem, wenn du als Führungskraft oder Moderator:in das Gespräch leitest, kannst du mit der richtigen Fragestellung an einem weiteren wichtigen Hebel drehen. Doch auch für alle anderen Gesprächsteilnehmer:innen können Fragen ein Mittel sein, um das Gespräch konstruktiv weiterzuentwickeln.

Mit Fragen bringst du Fokus in ein Gespräch.

Vielleicht kennst du den Ausspruch: „Wer fragt, führt!“ Mit Fragen kannst du sehr viel Fokus in ein Gespräch bringen und es eben zu den wirklich wichtigen Punkten hinsteuern. Mit Fragen führst du, du aktivierst und du sorgst dafür, dass Antworten produziert werden.

Auch Fragen kannst du natürlich vorab vorbereiten: Zum Beispiel zu allen Punkten, die unbedingt geklärt werden müssen. Es gibt Unterscheide zwischen den sogenannten offenen und geschlossenen Fragen.

Geschlossene und offene Fragen im Gespräch

Geschlossene Fragen sind solche, in denen es ‚eigentlich‘ nur 2 Antwortmöglichkeiten gibt.

• Bist du heute mit dem Fahrrad ins Büro gekommen?

• Möchtest du heute mit uns in der Mittagspause essen gehen?

• Ist deine Lieblingsfarbe rot oder grün?

Offene Fragen werden durch die sogenannten ‚Fragewörter‘ gekennzeichnet und bieten deutlich mehr Antwortmöglichkeiten.

• Wer möchte heute Protokoll schreiben?

• Was haben wir heute alles auf der Agenda?

• Wo können wir entspannter arbeiten?

• Wann haben wir dem Kunden gesagt, dass wir fertig sind?

• Wie können wir noch bekannter werden?

• Wie viele Klicks hatten wir im vergangenen Monat auf diesen Artikel?

• Warum haben wir es noch nicht erreicht, unsere Quartalsziele zu erreichen?

Einen ausführlichen Blogartikel zu Fragen findest du hier: Wie dich Fragen in Gesprächen voranbringen

Durch die klare Steuerungsfunktion von Fragen kannst du das Gespräch genau dorthin lenken, wo du es haben willst und wo es sein soll, um ein wirklich gutes Ergebnis in einer angemessenen Zeitspanne zu produzieren.

 3.    Paraphrasiere, um zu selektieren und zu gewichten.

Das Paraphrasieren ist eine sehr schöne Gesprächstechnik, um Zeit zu sparen. Und eine weitere, die sich erstmal kontraintuitiv anfühlt. Paraphrasieren bedeutet, dass du das, was dein Gegenüber gesagt hast, in eigenen Worten zusammenfasst.

Nachdem die andere Person gesprochen hat, schließt du also nicht sofort deine eigenen Argumente an, sondern machst was anderes. Du sagst: „Ich habe gehört, dass …/ Ich habe verstanden, dass …“ „Ich fasse einmal kurz zusammen, was du gesagt hast: …“ Danach formulierst du in eigenen Worten, was die andere Person gesagt hat - fasst es zusammen und bringst es auf den Punkt.

Durchs Paraphrasieren sicherst du die Verständigung und die Beziehung zur anderen Person.

Du machst also eine ‚Gesprächsschleife‘ und beleuchtest die Worte der anderen Person. Das führt im Idealfall zu zweierlei: Erstens sicherst du so die Verständigung und dass du auch wirklich das aufgenommen hast, was die andere Person gemeint hat. Und zweitens arbeitest du damit an einer guten Beziehung zu deinem Gegenüber: Die:der andere fühlst sich mit dem Gesagten ‚gehört‘ und wahrgenommen. Das bedeutet, dass eine Paraphrase aktiv dazu genutzt werden kann, um Widerstände abzubauen.

Nutze die Paraphrase als ‘Absprungbrett’ für deine eigene Äußerung.

Du paraphrasierst also – und nutzt dann die Paraphrase als ‚Absprungbrett‘, um deine eigene Stellungnahme einzubringen. In deiner eigenen Äußerung kannst du dann weiter selektieren und gewichten, worauf du weiter eingehst. Damit gelingt es dir, mit der Paraphrase zwar ‚breit‘ anzufangen, danach aber immer stärker auf das zu fokussieren, was dir wichtig ist – und damit effektiv Zeit im Gespräch zu sparen.

 4.    Metakommunikation einsetzen, um Zeit zu sparen

Metakommunikation bedeutet: Kommunikation über Kommunikation, also die ‚darüberliegende‘ Ebene. Wenn du metakommunizierst, verständigst du dich mit deinen Gesprächspartner:innen über die Kommunikationsprozesse – also über das, was gerade im Gespräch läuft oder was passieren soll.

Metakommunikation ist der ‘Schmierstoff’ des Gesprächs.

Metakommunikative Sätze und Gesprächsphasen sind so etwas wie der ‚Schmierstoff‘, der einen Kommunikationsprozess zusammenhält. Es geht eben nicht immer nur um Inhalte, Inhalte, Inhalte – sondern auch um die Gestaltung der Beziehung zwischen den Gesprächspartner:innen, die Strukturierung der Gesprächsthemen und die Organisation des Gesprächs.

Beispiele für metakommunikative Sätze und Satzanfänge:

• Ich habe nicht verstanden, was Sie gerade gesagt haben.

• Ich fasse im Folgenden mal zusammen, was wir bislang gehört haben.

• Ich spreche jetzt nur über meine Gefühle: …

• Wir sollten uns im nächsten Schritt dem Problem der Finanzierung zuwenden.

• Um weiterzumachen, brauchen wir jetzt die Informationen zu …

• Ich möchte noch einen Punkt ansprechen, der mir sehr am Herzen liegt: …

• Mich beschäftigt der Tonfall in diesem Gespräch.

Metakommunikation: Du arbeitest heraus, was sich ‘zwischen den Zeilen’ abspielt.

Wenn du Metakommunikation einsetzt, kannst du die verschiedenen Phasen eines Gesprächs und das, was sich ‚zwischen den Zeilen‘ abspielt, besser herausarbeiten. Die Gesprächsprozesse werden transparenter und alle können sich besser orientieren. Und Orientierung im Gespräch, klar, die spart Zeit!

Durchhasten und Schnellsprechen führen nicht zum Erfolg, um im Gespräch Zeit zu sparen.

Um zeiteffizient Gespräche zu führen, solltest du an der einen oder anderen Stelle kontraintuitiv vorgehen: Nicht das Durchhasten oder Schnellsprechen führen zum Erfolg.

Zeit sparen klappt durch Vorbereitung, Fragen, Paraphrasieren und Metakommunikation im Gespräch.

Im Gegenteil: Investiere etwas Zeit bei der Vorbereitung, um dann im Gespräch schneller voranzukommen. Überlege dir schlaue Fragen, um das Gespräch besser zum Ziel zu steuern. Wiederhole, was gesagt wurde, um die Verständigung zu sichern und deinen Punkt genauer anschließen zu können. Und nutze die Kraft der Metakommunikation, um ein Gespräch auf allen Ebenen transparenter zu gestalten und dadurch Zeit zu sparen.

Nicht Tempo ist der Schlüssel zu erfolgreichen Gesprächen, sondern, wie so oft in der Rhetorik, das gestaltende Bewusstsein.